XML-Know How

Einführung eines XML-Workflows im Verlag

Pilotphase

Die Festlegung auf einen bestimmten Workflow und ein spezifisches XML-Datenmodell sind weitreichende Entscheidungen in einem Verlag. Entsprechend müssen sie in der Entscheidungsphase sorgsam bedacht und anschließend evaluiert werden. Es empfiehlt sich daher, bei der Einführung eines neuen Workflows eine Pilotphase zu definieren, an deren Ende bestimmte Entscheidungen überprüft und ggf. auch korrigiert werden können. Um dies erfolgreich durchführen zu können, sollten zu Beginn des Projekts die Projektziele klar definiert werden. Nur dann kann eine ehrliche Überprüfung des Erreichens dieser Ziele vorgenommen werden. Allzu oft kommt es vor, dass der »Appetit mit dem Essen kommt« und sich die Begehrlichkeiten während der Pilotphase verändern, so dass eine Überprüfung der gefällten Entscheidungen schwierig wird.

In diesem Fall bietet es sich an, nach Abschluss der Pilotphase die neuen Anforderungen zu sammeln, zu gewichten und eine zweite Pilotphase anzuhängen, um auch die Umsetzung dieser Anforderungen zu testen.

In der Pilotphase werden nur ausgewählte Einzeltitel über den neuen XML-Workflow definiert. Der richtigen Auswahl der Titel kommt hier eine große Bedeutung zu: Die Titel sollten hinsichtlich des zu erwartenden Komplexitätsgrades und der programmatischen Breite des Verlages repräsentativ ausgewählt werden.

Abb. 53 Eine mögliche Matrix zur Auswahl geeigneter Testtitel, um einen Workflow »auf Herz und Nieren« zu testen

Auch die Pilotphase selbst wird mehrere Meilensteine durchlaufen. So bietet es sich z. B. an, die Eignung bzw. Vollständigkeit der gewählten oder entwickelten DTD zunächst anhand erster Produktionen zu testen, die vollständig bei einem XML-Dienstleister angesiedelt sind. Erst wenn die Grammatik anhand von Titeln aus der Praxis überprüft und freigegeben ist, sollte die Schulung der Verlagsmitarbeiter erfolgen. Auch viele Software-Module können im Rahmen einer Pilotphase getestet werden, bevor die eigentliche Installation im Verlag erfolgt.

Beim Einsatz eines CMS/MAM-Systems ist der Verlag deutlich stärker in die Pilotphase involviert, da im Rahmen dieser das gesamte Customizing (Aufbau der Oberflächen, Festlegung der Abfragemasken etc.) zu erfolgen hat. Hierfür wird in der Regel ein eigenes Testsystem aufgebaut, das im Rahmen der Implementierung zahlreichen Tests unterzogen wird. Nach dem Abschluss der Pilotphase(n) erfolgt die Freigabe des Systems; erst dann wird es auf das eigentliche Produktivsystem überspielt. Das Testsystem dient dann der Weiterentwicklung des Systems hinsichtlich neuer Anforderungen etc., ein Update auf das Produktivsystem erfolgt in jedem Einzelfall immer erst nach Test und Abnahme der neuen Arbeitsumgebung auf dem Testsystem.

Der geringste Aufwand in der Implementierungsphase besteht naturgemäß für einen XML-last-Workflow. Hier ist es allerdings auch am schwierigsten, eine wirkliche Überprüfung der Strukturen vorzunehmen, da im Verlag selbst kaum mit den XML-Daten gearbeitet wird. Es ist daher umso wichtiger, die Entscheidung für eine zum Verlag passende XML-Struktur zusammen mit einem XML-Spezialisten zu fällen, der die Konsequenzen aus einer (vielleicht zu pragmatisch gefällten) Entscheidung abschätzen kann. Die im Rahmen der XML-last-Produktion in der Pilotphase entstehenden XML-Daten sollten ebenfalls von einem XML-Spezialisten genau begutachtet werden.

Neben der (abstrakten) Überprüfung der Strukturen auf Vollständigkeit und Präzision der Abbildung von Inhalten müssen vor allem zwei Dinge überprüft werden: die Eingabe- und die Ausgabeseite.

Sämtliche in den neuen Abläufen vorgesehenen Ausgabekanäle (Print, Online, E-Book, Apps etc.) sollten im Rahmen der Pilotphase ausführlich getestet und die Abläufe dokumentiert werden: lassen sich die gewünschten Produkte automatisiert erzeugen? Entspricht die Typographie den Erwartungen des Verlages? Sind die Suchergebnisse in einem elektronischen Produkt die Richtigen? Kommen die Dienstleister (Vorstufenbetriebe, Konvertierer, E-Book-Produzenten …) mit den neuen Vorgaben zurecht? All diese Tests sind ebenso naheliegend wie wichtig.

Gerne übersehen wird hingegen die Evaluierung der Eingabeseite: Ist ein hinreichender Bedienkomfort gegeben? Kommen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gut mit der neuen Arbeitsweise zurecht? Sind die Abläufe selbsterklärend oder muss man sich an vorgegebene Arbeitsschritte halten, ohne diese nachvollziehen zu können?

Die Projektverantwortlichen im Verlag sollten für diese Phase(n) der Evaluierung genügend Zeit einplanen – und genügend Mut mitbringen, lieber eine Revisionsschleife mehr zu drehen, als zu große Kompromisse einzugehen. Schließlich geht es um die technische und strategische Umstellung eines ganzen Unternehmens – in Wirklichkeit sogar einer ganzen Branche.

Es ist keine einfache Aufgabe, eine Branche, die seit 500 Jahren mit einem Produkt erfolgreich arbeitet, so fundamental neu auszurichten. Die Zeit drängt, denn die Veränderungen brauchen ihre Zeit, die neuen Märkte müssen erschlossen werden und die neue Rolle der Verlage muss mit Leben (und Lust) gefüllt werden.

Die Verlage sind auf einem guten Weg.

Der Autor dieses Handbuchs wünscht allen, die sich auf diesen Weg machen wollen, Entschlossenheit, strategischen Weitblick und gutes Gelingen.

Willkommen in der neuen Ära!