XML-Know How

Anbindung von InCopy

Für den Laien präsentiert sich InCopy wie eine vereinfachte Version von InDesign, die nur eingeschränkte Bearbeitungsmöglichkeiten bietet. Tatsächlich handelt es sich bei InCopy aber um einen außerordentlich leistungsfähigen Redaktionsclient für InDesign. Das heißt, dass mit InCopy redaktionelle Änderungen an einem InDesign-Dokument vorgenommen werden können, während dieses Dokument gleichzeitig und von einer anderen Person in InDesign formatiert wird. Das Copy-Editing im endgültigen Layout ohne Zeitverlust wird damit zur Realität.

Um dies zu ermöglichen, wird der Textinhalt des InDesign-Dokumentes von seiner Formatierung und seiner Zuordnung zu Rahmen getrennt und separat zugänglich gemacht. Der Text ist dabei aber immer noch formatiert in InDesign in seinem Rahmen sichtbar, da eine Verknüpfung zwischen Textrahmen und Textinhalt angelegt wird. Der Inhalt eines Textelements kann so unabhängig von Formatierungsänderungen modifiziert werden. Diese Textänderungen können nach wie vor in InDesign geschehen, zusätzlich aber auch in InCopy. Die Aufsplittung eines InDesign-Dokumentes in diese granularen Textbestandteile geschieht automatisch, sobald man das entsprechende Dokument für die Bearbeitung in InCopy freigibt. Dabei ist ein Textelement automatisch immer nur für einen Bearbeiter freigeschaltet.

Beginnt also der Bearbeiter in InDesign (der Gestalter) mit Textänderungen an einem Element (einer sogenannten »Story«), kann währenddessen keiner der Nutzer in InCopy (die Copy-Editoren) Textänderungen an diesem Element vornehmen und umgekehrt. Die nicht schreibberechtigten Nutzer erhalten statt dessen die Information, dass dieses Element gerade von jemand anderem bearbeitet wird. Sobald der Bearbeiter die Textänderung beendet hat, steht das Element wieder zur Verfügung. Darüber hinaus wird nun bei allen Beteiligten durch ein weiteres Symbol angezeigt, dass sich an dem betreffenden Element etwas geändert hat.

Dadurch, dass die Sperrung durch einen Bearbeiter immer nur ein Textelement betrifft, können auch mehrere Copy-Editoren gleichzeitig an einem InDesign-Dokument arbeiten – jeder an einem anderen Textelement. Völlig unabhängig davon kann der Gestalter am Layout des Dokumentes weiterarbeiten. Ergibt sich während der Umbrucharbeiten zum Beispiel die Notwendigkeit der Größenänderung eines Textrahmens, so kann der Gestalter diese Änderung vornehmen, ohne sich um die inhaltlichen Konsequenzen kümmern zu müssen. Automatisch erscheint beim Copy-Editor das Symbol, dass sich an dem Textrahmen etwas verändert hat; der Copy-Editor kann dann evtl. notwendige Texteingriffe vornehmen, ohne dass dies wiederum den Gestalter in seiner Arbeit aufhalten würde.

InCopy verfügt über eine Textbearbeitungsansicht und über eine Layoutansicht. Der InCopy-Bearbeiter kann also nur den Text ändern – sieht aber dabei zugleich, welche Auswirkungen seine Änderungen auf die Layoutansicht haben.

In InCopyCS2 kann der Bearbeiter auch Grafiken in bereits angelegte Rahmen einfügen oder dort verschieben. Welche Bearbeitungsmöglichkeiten in InCopy zur Verfügung stehen sollen, kann frei konfiguriert werden. Im einfachsten Fall darf der InCopy-Bearbeiter nur Textänderungen vornehmen, im weitestgehenden Fall auch Formatierungen ändern oder Grafiken in Texte und Rahmen einfügen. Welche Möglichkeiten man nutzt, wird von Projekt zu Projekt und von Bearbeiter zu Bearbeiter verschieden sein. Dabei kann der InDesign-Bearbeiter sogenannte Aufgabendateien erstellen, die verschiedenen InCopy-Bearbeitern nur die Elemente zur Verfügung stellen, die sie für die Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgabe benötigen.

InCopy kann überall dort Verwendung finden, wo die Änderung des Layouts Änderungen des Inhalts erfordern und umgekehrt, und wo diese Änderungen von verschiedenen Personen ausgeführt werden sollen.

Ein entscheidender Vorteil ist der Wegfall von Korrekturzyklen auf Papier: Der klassische Satzworkflow sähe vor, dass in Fällen, wo Optimierungen des Layouts Textänderungen erforderlich machen, der Ausdruck der betreffenden Seiten an den Redakteur geschickt werden muss, verbunden mit der Bitte um Kürzung oder Erweiterung eines Textes. Der Redakteur ändert durch Korrekturanweisung, die der Layouter ausführt (und die ggf. immer noch nicht zu dem gewünschten Ergebnis führt, so dass eine erneute Korrektur auf Ausdrucken nötig wird).

Im InDesign-InCopy-Workflow hingegen kann der Redakteur die Textänderungen selbst ausführen und dafür Sorge tragen, dass der geänderte Text in den vom Layout vorgegebenen Rahmen passt. Umgekehrt kann auch der Layouter auf einen geänderten Text direkt im Umbruch reagieren und muss die Korrekturen nicht erneut eintippen (wo ebenfalls Fehler entstehen können).

Typischerweise wird ein InDesign-InCopy-Workflow daher bei Projekten sinnvoll sein, bei denen vorhandene Texte in ein feststehendes Layout gebracht werden müssen, was gelegentlich erforderlich macht, zur optimalen Füllung der Textrahmen die Texte geringfügig anzupassen. Eine andere typische Anwendung ist die Erstellung von Publikationen in mehreren Sprachversionen. Im ersten Schritt wird die Urversion der Publikation in der Ausgangssprache erstellt (ggf. auch schon unter Einsatz eines InDesign-InCopy-Workflows). Meist wird hier die Sprache herangezogen, in der die Texte den größten Umfang haben, bei einer in Deutsch und Englisch erscheinenden Publikation etwa das Deutsche. Im zweiten Schritt wird der Text der Ausgangssprache exportiert und anschließend übersetzt. Aus technischer Sicht muss dabei lediglich auf die Beibehaltung der gleichen Textstrukturen in XML geachtet werden. Anschließend wird das neue XML-Dokument (die Übersetzung) mit dem InDesign-Dokument verknüpft: das gesamte Dokument baut sich in der neuen Sprachversion automatisch auf.

Durch die Unterschiede der Sprachen in durchschnittlicher Wortlänge und Silbentrennungsregeln wird es selbst bei Übersetzungen, die die gleiche Zeichenzahl wie die Quelle aufweisen, von Fall zu Fall nötig sein, den Text zu ändern, um eine optimale Einpassung in die vorgegebenen Textrahmen zu ermöglichen. Diese Änderungen können in InCopy vorgenommen werden.

Bei Werbematerialien ist auf dem gleichen Weg eine Personalisierung des Textes möglich. Das Austauschen von Grafiken im InDesign-InCopy-Workflow ermöglicht zudem auch die automatisierte Herstellung von Versionen mit verschiedenen Grafiken an derselben Position. Dies kann z. B. für die Herstellung von Ländervarianten auch auf der Grafikebene sinnvoll sein, wenn sprachabhängig verschiedene Charts zu den Texten dazugespielt werden sollen.

Der Aufbau eines einfachen InDesign-InCopy-Workflows erfordert neben den beiden Programmen selbst keine weitere Software, auch keinen Server oder ähnliches. InDesign und InCopy können in jedem lokalen Netzwerk zusammenarbeiten. Für komplexere Konstellationen mit vielen Clients und der Einbindung von Content Management oder Versionierungssystemen stehen verschiedene Workflow-Management-Lösungen von Adobe oder Drittanbietern zur Verfügung.

Ein InDesign-InCopy-Workflow benötigt per se keine XML-Daten, kann aber alle Funktionen auch auf XML-Daten anwenden. Es bietet sich daher an, die vielfältigen Vorteile eines XML-Workflows mit den Vorteilen des InDesign-InCopy-Workflows zu verbinden.